Comprimir PDF para enviar por e-mail

Por que o PDF está tão pesado

Um PDF é um envelope: dentro dele vão texto, fontes, desenhos vetoriais e imagens. Cada uma dessas coisas pesa de um jeito muito diferente, e saber isso economiza tempo antes de sair procurando um compressor.

Texto puro quase não pesa. Um contrato de 30 páginas gerado direto do editor de texto costuma ficar em poucas centenas de KB. As letras são guardadas como caracteres, não como pixels, e a fonte vai incorporada uma vez só. Se o seu PDF é assim e mesmo assim passa de vários megas, o problema está em outro lugar.

Os culpados de sempre são três:

• Imagens em resolução de scanner. Uma foto de celular de 12 megapixels colada numa apresentação continua com 12 megapixels dentro do PDF, mesmo que apareça do tamanho de um selo na página. O programa que gerou o arquivo raramente reduz isso sozinho.
• Páginas digitalizadas como foto. Um documento escaneado a 300 ppp é, na prática, uma imagem por página. Uma folha A4 a 300 ppp tem perto de 2.480 × 3.508 pixels; se o scanner salvou sem compressão ou em PNG, cada página pode passar fácil de 1 MB. Dez páginas, dez fotos grandes.
• Fontes e objetos repetidos. Quando você junta vários PDFs, cada um pode trazer a mesma fonte incorporada, o mesmo logotipo e os mesmos recursos. O arquivo final carrega tudo isso duplicado, às vezes triplicado.

Há ainda os metadados (título, autor, programa que criou), mas eles ocupam poucos KB: removê-los ajuda na privacidade, não no tamanho.

Um teste rápido para descobrir o seu caso: abra o PDF e tente selecionar uma frase com o cursor. Se o texto seleciona, é um PDF de texto e o peso vem das imagens coladas nele. Se não seleciona nada, a página inteira é uma imagem, e é aí que a compressão mais rende.

Reduzir tamanho do PDF sem perder qualidade: o que dá para mexer

Reduzir o tamanho de um PDF sem perder qualidade visível é possível porque a maior parte dos pixels guardados nunca chega a ser vista. O que conta é o destino do arquivo.

O que dá para mexer sem dano, se o PDF vai ser lido na tela:

• Baixar as imagens para 150-200 ppp. Uma tela de notebook mostra uma página A4 inteira com algo entre 1.000 e 1.500 pixels de altura. Uma imagem a 150 ppp numa A4 tem cerca de 1.750 pixels de altura: já sobra. Tudo acima disso é peso que ninguém vê, nem dando zoom razoável.
• Recomprimir as imagens em JPEG com qualidade alta. Fotos e digitalizações em cores aceitam JPEG muito bem. Uma qualidade alta mantém textura e bordas, e o ganho em relação a uma imagem sem compressão ou em PNG costuma ser grande. Se quiser entender quando cada formato faz sentido, o artigo PNG ou JPG: qual é melhor para cada uso explica a diferença.
• Eliminar objetos duplicados e recursos não usados. Fontes repetidas, imagens que aparecem em várias páginas guardadas várias vezes, páginas excluídas cujos recursos ficaram no arquivo. Limpar isso não altera nada do que se vê.

O que não se deve fazer: baixar de 150 ppp um documento que vai ser impresso. Na tela você não nota, mas no papel uma imagem a 100 ppp mostra serrilhado nas bordas e perde detalhe fino. Se o PDF vai para uma gráfica, mantenha as imagens a 300 ppp e envie por outro caminho (um link de transferência, por exemplo) em vez de espremer o arquivo para caber no e-mail.

Outro erro comum é converter o PDF inteiro em imagens para "achatar" o arquivo. O texto vira pixel, deixa de ser pesquisável e, em geral, o arquivo nem fica menor. Texto e vetores devem continuar como estão: eles já são leves.

Se o problema começa antes do PDF, nas fotos que você vai colar no documento, vale comprimir as imagens antes de montar o arquivo. Você escolhe JPEG ou WebP, a qualidade e o lado máximo, e o PDF já nasce leve.

PDF grande demais para anexar: os limites do e-mail

Cada serviço de e-mail publica o próprio limite de anexo, e ele costuma ficar na faixa de 20-25 MB por mensagem. Vale conferir a página de ajuda do seu provedor e, mais importante, do provedor de quem vai receber, porque o limite que vale é o menor dos dois.

Por que ficar bem abaixo desse número, e não raspando nele:

• O anexo cresce no envio. Para viajar dentro de uma mensagem, o arquivo é codificado em texto (base64), o que aumenta o tamanho em cerca de um terço. Um PDF de 20 MB pode chegar perto de 27 MB dentro da mensagem e ser recusado mesmo parecendo caber.
• Servidores de empresa costumam ser mais rígidos. Muitos filtros corporativos cortam bem antes do limite do provedor, e o remetente nem sempre recebe aviso de que a mensagem foi barrada.
• Portais e formulários têm limites próprios. Sistemas de inscrição, tribunais, prefeituras e plataformas de RH frequentemente aceitam só alguns MB por arquivo. Quem prepara o PDF pensando no e-mail costuma esbarrar nisso depois.
• Quem recebe agradece. Um arquivo de 3 MB abre no celular na hora; um de 22 MB trava a caixa de entrada e consome dados.

Uma meta prática para documentos de leitura é ficar abaixo de 10 MB, e de preferência entre 2 e 5 MB. Se mesmo comprimido o PDF continua enorme (um processo de 300 páginas digitalizadas, por exemplo), a saída não é espremer mais as imagens, e sim dividir o documento em partes e mandar em mensagens separadas.

Comprimir PDF grátis no computador, sem enviar o arquivo

A maioria dos compressores online pede que você suba o PDF para um servidor. Para um cardápio, tudo bem. Para um contrato, uma declaração de imposto de renda, um laudo médico ou um documento de identidade, é bom pensar duas vezes antes de mandar o arquivo para um lugar que você não controla.

O compressor de PDF da Airpic funciona de dois jeitos, e nos dois o documento não sai do seu computador:

• No navegador, na própria página. O PDF é processado com JavaScript no seu computador: nada é enviado a servidor nenhum. Você escolhe a qualidade das imagens, o lado máximo das imagens e se quer remover os metadados.
• No app Airpic PDF para Mac e Windows. Grátis, sem conta e sem limite de tamanho, porque não há upload: dá para comprimir arquivos de centenas de megabytes. Tem dois níveis: a compressão leve, que só otimiza a estrutura e deixa as imagens intactas, e a forte, que reduz as imagens internas para 120 ppp.

O que medimos. Nos nossos testes da versão no navegador, um PDF com uma página digitalizada caiu de 253 KB para 87 KB (66 % a menos), e um PDF só de texto foi de 51 KB para 47 KB. O segundo número é tão importante quanto o primeiro: confirma que, num PDF de texto, não há quase nada para tirar, e qualquer ferramenta que prometa reduzir muito um arquivo assim está estragando alguma coisa.

Um aviso honesto sobre o nível forte do app. 120 ppp é ótimo para digitalizações que vão ser lidas na tela, mas fica abaixo dos 150 ppp que recomendamos como piso para impressão. Se o documento vai para o papel, use a compressão leve no app, ou no navegador escolha um lado máximo maior. Outra limitação: imagens com transparência (com máscara alfa) não são reduzidas no navegador, e formulários preenchíveis e assinaturas digitais pedem o app.

Como conferir o resultado antes de enviar. Não confie só no número de KB. Abra o PDF comprimido, vá até a página com a imagem mais detalhada (uma foto, um gráfico com letras pequenas, uma assinatura escaneada) e coloque o zoom em 100 %. Compare com o original na mesma página. Se as letras pequenas de uma tabela digitalizada continuam legíveis e não aparecem blocos quadrados em volta das bordas, está pronto. Se aparecerem, refaça com qualidade mais alta ou um lado máximo maior.

Passo a passo: comprimir PDF para enviar por e-mail no Airpic PDF

Este é o processo exato que usamos para deixar um PDF pronto para anexar.

No navegador (o mais rápido):

1. Abra a página de comprimir PDF sem upload e arraste o arquivo para a área indicada. Você vê o número de páginas logo em seguida.
2. Em Qualidade das imagens, comece por um valor alto. É a configuração que mantém fotos e digitalizações sem marcas visíveis.
3. Em Lado máximo das imagens, escolha um valor que corresponda a uns 150-200 ppp para o tamanho da página. Para A4 lida na tela, algo em torno de 2.000 pixels no lado maior já sobra. Se o PDF vai ser impresso, escolha Não reduzir.
4. Marque Remover metadados se não quiser que o nome do autor e o programa usado viajem junto com o arquivo.
5. Clique em Comprimir PDF. O resultado mostra o tamanho antes e depois e quantas imagens foram recodificadas. Se aparecer o aviso de que o PDF já está otimizado, é porque quase não há imagens: não adianta insistir.
6. Baixe o PDF e faça a conferência a 100 % descrita acima.

No app Airpic PDF (para arquivos enormes ou com formulários):

1. Abra o PDF no app e clique em «Comprimir».
2. Escolha «ligera» (leve: imagens intactas, só limpa a estrutura e os recursos duplicados) ou «fuerte» (forte: imagens a 120 ppp, indicada para digitalizações que vão ser lidas na tela).
3. Confira o tamanho resultante. Se não gostou, «Deshacer» (Desfazer) volta ao original.
4. Salve com ⌘S no Mac ou Ctrl+S no Windows.

Se ainda não cabe no e-mail: divida o documento. Com a ferramenta de dividir PDF e extrair páginas você separa por intervalos (por exemplo 1-40, 41-80), uma página por arquivo ou a cada N páginas, também no navegador e sem upload. Mande cada parte numa mensagem e numere os arquivos no nome para quem recebe não se perder.

E se o PDF que você precisa enviar é uma digitalização que, além de pesada, ninguém consegue pesquisar, vale passar pelo OCR de PDF depois de comprimir: o texto fica selecionável e o arquivo continua leve. Para reduzir o peso agora, abra o Comprimir PDF da Airpic e arraste o seu arquivo.

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