Comprimere un PDF per inviarlo via email

Perché un PDF pesa così tanto (e perché quasi mai è colpa del testo)

Prima di comprimere conviene capire cosa c'è dentro il file. Un PDF è un contenitore: dentro ci sono testo, caratteri tipografici, disegni vettoriali e immagini. Le prime tre voci occupano pochissimo. Una pagina di solo testo, generata da un programma di videoscrittura, pesa nell'ordine delle decine di kilobyte; un contratto di venti pagine senza figure resta di solito sotto il megabyte. Se il tuo PDF supera i 10 MB, la causa è quasi sempre una di queste tre.

• Immagini a risoluzione da scanner. Una foto scattata col telefono e inserita in un documento si porta dietro tutti i suoi pixel, anche se in pagina occupa un riquadro di 8 cm. Un'immagine da 12 megapixel stampata a 8 cm di larghezza ha una densità ben oltre i 1.000 ppp: nessuno schermo e nessuna stampante la sfruttano, ma nel file c'è tutta.
• Pagine scansionate come fotografie. Lo scanner dell'ufficio o l'app del telefono non producono testo: producono un'immagine per pagina. Una scansione A4 a colori a 300 ppp è un'immagine da circa 2.480 × 3.508 pixel. Moltiplicala per trenta pagine e capisci perché la pratica del mutuo non parte.
• Caratteri incorporati più volte. Quando unisci PDF prodotti da programmi diversi, ogni pezzo può portarsi dietro la sua copia dello stesso font. Il peso aggiunto è minore rispetto alle immagini, ma su documenti composti da molti allegati si somma.

C'è un modo rapido per capire in quale caso sei: apri il PDF, prova a selezionare una riga di testo. Se si seleziona, il testo è vero testo e il peso viene dalle figure. Se invece selezioni un rettangolo unico che copre tutta la pagina, quella pagina è una foto, e lì la compressione può fare molto.

La conseguenza pratica è importante: un PDF di solo testo non si riduce quasi per niente, qualunque strumento tu usi. Se un programma promette di dimezzare un documento senza immagini, o non sta facendo nulla o sta trasformando le pagine in immagini, e allora il file peggiora: il testo non si cerca più e diventa sfocato.

Ridurre la dimensione di un PDF senza perdere qualità: cosa toccare e cosa no

«Senza perdere qualità» va letto così: senza perdere qualità visibile per l'uso che ne farai. Ogni compressione delle immagini toglie informazione; la questione è se quell'informazione serviva.

Cosa puoi ridurre senza danni, se il PDF si legge a schermo:

• La risoluzione delle immagini, fino a 150-200 ppp. Un monitor o un telefono mostrano una pagina A4 intera con molti meno pixel di quelli di una scansione a 300 ppp. Per leggere una fattura, un preventivo o un documento d'identità allegato a una pratica, 150 ppp bastano; 200 ppp lasciano margine per zoomare sulle cifre piccole.
• La codifica delle foto in JPEG con qualità alta, tra 80 e 90 su 100. Molti PDF contengono foto salvate senza perdita, che pesano tre o quattro volte tanto. Ricodificate in JPEG a qualità alta, la differenza a occhio non si vede.
• Gli oggetti duplicati e le risorse inutilizzate: font ripetuti, immagini rimaste nel file dopo aver eliminato una pagina, metadati del programma che l'ha creato. Qui il guadagno è piccolo ma gratuito.

Cosa non devi toccare:

• Non scendere sotto i 150 ppp se il documento va stampato. Una tavola tecnica, un catalogo o una brochure che finirà in tipografia ha bisogno della risoluzione originale. Comprimere a 120 ppp un file destinato alla stampa produce bordi sgranati e testo nelle immagini difficile da leggere. Per la stampa, ottimizza solo la struttura o non comprimere affatto.
• Non comprimere un PDF firmato digitalmente. Una firma digitale con certificato attesta che il file non è cambiato dopo la firma. Qualsiasi compressione modifica il file e la firma risulta non più valida. Se devi mandare un documento firmato troppo pesante, comprimi prima e firma dopo, oppure dividilo.
• Non trasformare in immagine un PDF di testo. È il consiglio sbagliato che si legge spesso («stampa in PDF con qualità bassa»): il file a volte cala, ma perdi la ricerca, il copia e incolla e la nitidezza dei caratteri.

Se il PDF lo stai ancora costruendo a partire da foto, conviene intervenire prima: comprimere le immagini in JPEG o WebP con un lato massimo di 2.000 pixel e poi convertire JPG in PDF dà un documento leggero fin dall'inizio, senza doverlo ricomprimere dopo.

PDF troppo grande per l'email: i limiti degli allegati

Il messaggio «allegato troppo grande» arriva quasi sempre tra i 20 e i 25 MB. È l'ordine di grandezza dei limiti dei servizi di posta più usati, ma ogni servizio pubblica il suo e lo può cambiare, e la casella aziendale o la PEC possono avere soglie diverse. Se devi mandare il file a un indirizzo che non conosci, controlla il limite del tuo servizio e considera che quello del destinatario potrebbe essere più basso.

Ci sono tre motivi per restare molto al di sotto del limite, non appena sotto.

1. La codifica degli allegati fa crescere il messaggio. Per viaggiare via email un file viene convertito in testo, e questo lo rende circa un terzo più grande. Un PDF da 19 MB può diventare un messaggio da oltre 25 MB e venire rifiutato, anche se il programma di posta ti aveva lasciato allegarlo.
2. Il limite in ricezione conta quanto quello in invio. Il tuo server accetta il messaggio, quello del destinatario lo rifiuta, e ti arriva una notifica di mancata consegna magari il giorno dopo.
3. Chi riceve lo apre spesso dal telefono. Un allegato da 20 MB su una connessione mobile è un'attesa che molti non fanno.

Un obiettivo ragionevole: sotto i 10 MB per un allegato da mandare a chiunque, sotto i 5 MB per i portali che chiedono documenti (banche, pubblica amministrazione, agenzie), che spesso hanno soglie strette e indicate nella pagina di caricamento. Se anche dopo la compressione il file resta troppo grande, la soluzione non è comprimere di più: è dividere il PDF in due o tre parti e mandarle in messaggi separati.

Comprimere un PDF gratis sul computer, senza caricarlo online

Per un documento con dati personali, come una busta paga, un referto o un contratto, la domanda non è solo quanto pesa ma dove viaggia. Molti servizi online chiedono di caricare il file su un server per comprimerlo. Con Airpic PDF non serve: è un'applicazione gratuita per macOS 12 o successivo e Windows 10 e 11, senza account, che lavora interamente sul tuo computer. Il documento non esce dal computer, quindi non c'è nessun file da cancellare su un server e nessun limite di dimensione: puoi comprimere file da centinaia di megabyte, il vincolo è solo la memoria della tua macchina.

Se non vuoi installare nulla, la pagina per comprimere un PDF ha anche una versione che gira nel browser: il file viene elaborato dalla pagina stessa, sul tuo dispositivo, senza essere caricato. Lì puoi scegliere la qualità delle immagini, il lato massimo e se rimuovere i metadati, e vedi subito il risultato nella forma «prima → dopo (percentuale) · numero di immagini ricodificate».

Un dato dalle nostre prove, fatte nel browser con due file di esempio: un PDF con una pagina scansionata è passato da 253 KB a 87 KB (meno 66 %), mentre un PDF di solo testo è passato da 51 KB a 47 KB. È la conferma pratica di quanto detto sopra: si guadagna sulle immagini, quasi nulla sul testo.

Come controllare che il risultato vada bene, prima di spedirlo:

1. Apri il PDF compresso e vai a una pagina che contiene una foto o una scansione, non una pagina di solo testo.
2. Porta lo zoom al 100 %, cioè alla dimensione reale. È così che lo vedrà chi lo riceve.
3. Leggi il carattere più piccolo dentro l'immagine: un timbro, un numero di fattura, una nota scritta a mano. Se è leggibile, va bene. Se le lettere hanno aloni quadrettati o si confondono, torna indietro e usa una compressione più leggera.
4. Prova a selezionare una riga di testo vero: deve continuare a funzionare come nell'originale.

Un avvertimento onesto: se le pagine sono scansioni storte, con fondo grigio e poco contrasto, la compressione da sola fa poco per la leggibilità, e un'immagine già rovinata compressa resta rovinata. In quel caso conviene rifare la scansione a 200 ppp in scala di grigi, che per un documento di testo pesa molto meno del colore, e poi eventualmente usare l'OCR del PDF per renderlo ricercabile.

Passo per passo: comprimere il PDF in Airpic PDF e dividerlo se resta troppo grande

Ecco il procedimento esatto nell'app, con i nomi dei pulsanti come li vedi (l'interfaccia è in spagnolo, tra parentesi la traduzione).

1. Apri il documento. Premi «Abrir» (Apri) o trascina il PDF nella finestra. A sinistra compaiono le miniature delle pagine. Annota la dimensione del file di partenza.
2. Premi «Comprimir» (Comprimi). L'app ti propone due livelli.
3. Scegli il livello in base alla destinazione. «Ligera» (leggera) ottimizza solo la struttura: elimina oggetti duplicati e risorse non usate e lascia le immagini intatte. È quella giusta per un documento da stampare o per un PDF che contiene soprattutto testo. «Fuerte» (forte) porta le immagini interne a 120 ppp: è pensata per le scansioni da leggere a schermo e per gli allegati email, ed è lì che il file cala davvero.
4. Guarda la dimensione ottenuta. L'app ti mostra il peso prima e dopo. Se con «Ligera» il guadagno è minimo, il tuo PDF è fatto di immagini e serve «Fuerte».
5. Controlla una pagina con immagine al 100 %, come descritto sopra. Se non ti convince, «Deshacer» (Annulla) ripristina l'originale e puoi riprovare con l'altro livello.
6. Salva con un nome nuovo con ⌘S su Mac o Ctrl+S su Windows. Tieni sempre l'originale: la versione compressa serve per l'invio, quella piena per l'archivio e per la stampa.

Se il file è ancora troppo grande per l'allegato, dividilo. In Airpic PDF selezioni le pagine nella colonna delle miniature (clic, ⇧ per un intervallo, ⌘ o Ctrl per pagine sparse), premi «Extraer» (Estrai) e salvi la prima parte; poi ripeti per le altre. Tutti i dettagli sono nella guida per dividere un PDF, che si può fare anche nel browser per intervalli («1-3, 7») o ogni N pagine. Chiama le parti con un numero d'ordine (parte 1 di 3, parte 2 di 3) così chi le riceve sa quante aspettarne.

Per un documento con dati personali da allegare a una pratica, la sequenza completa è quindi: apri, comprimi con «Fuerte», controlla al 100 %, salva, e se serve dividi. Tutto sul tuo computer, gratis e senza caricare nulla. Parti dalla pagina per comprimere un PDF senza perdere qualità, dove trovi l'app per Mac e Windows e la versione nel browser.

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