Comprimir un PDF para enviarlo por correo

Por qué tu PDF pesa tanto (y casi nunca es por el texto)

Un PDF es un contenedor. Dentro hay texto, dibujos vectoriales, fuentes e imágenes, y cada cosa ocupa de forma muy distinta. El texto es lo más barato que existe: una página llena de letras ocupa unos pocos kilobytes, porque el archivo guarda caracteres y una referencia a la fuente, no una foto de la página. Por eso un contrato de 40 páginas exportado desde un procesador de textos suele pesar menos que una sola foto del móvil.

Cuando un PDF pesa 15, 30 o 80 MB, la causa casi siempre es una de estas tres:

• Imágenes a resolución de escáner o de cámara. Una foto de 12 megapíxeles metida en una página A4 conserva todos sus píxeles aunque se vea del tamaño de un sello. El PDF no la reduce por su cuenta: guarda lo que le das.
• Páginas escaneadas como foto. Un escaneo no tiene texto: cada página es una imagen completa. A 300 ppp, una hoja A4 son unos 2.480 × 3.508 píxeles. Si además se escaneó en color para un documento que es blanco y negro, el archivo carga con tres canales de información que no aportan nada.
• Fuentes incrustadas repetidas. Al unir varios PDF que usan la misma tipografía, cada uno puede traer su propia copia de la fuente. El resultado lleva la misma fuente dos, cinco o diez veces. No suele ser lo que más pesa, pero en documentos unidos a trozos se nota.

Hay un caso que conviene reconocer para no perder el tiempo: si tu PDF es casi todo texto y aun así pesa poco, no hay nada que rascar. Comprimirlo te dará una diferencia mínima. En nuestras propias pruebas del compresor de Airpic, un PDF de solo texto pasó de 51 KB a 47 KB, mientras que uno con una página escaneada bajó de 253 KB a 87 KB. Todo el ahorro vino de la imagen.

Reducir el tamaño de un PDF sin perder calidad: qué tocar y qué no

«Sin perder calidad» depende de dónde se va a ver el documento. Un PDF que se lee en pantalla y uno que va a imprenta tienen necesidades opuestas, y la mayoría de los consejos que circulan no distinguen entre los dos.

Lo que puedes reducir sin que se note, si el destino es una pantalla:

• Bajar las imágenes a 150-200 ppp. Un monitor, un portátil o un móvil no muestran más detalle que eso a tamaño de página. Una imagen a 300 o 600 ppp dentro de un PDF que se va a leer en pantalla lleva píxeles que nadie va a ver. Pasar de 300 a 150 ppp deja la cuarta parte de los píxeles, porque se reduce en ancho y en alto.
• Recomprimir en JPEG con calidad alta. Muchas imágenes entran al PDF sin comprimir o con compresión sin pérdida, que en fotos es muy ineficiente. Un JPEG con calidad alta no deja marcas visibles en fotos y escaneos a tamaño de lectura. Si dudas entre formatos para las imágenes que vas a meter en un documento, el artículo PNG o JPG: cuál es mejor para cada uso lo explica con ejemplos.
• Eliminar objetos duplicados y metadatos. Fuentes repetidas, imágenes que aparecen varias veces como objetos distintos, historiales de edición y metadatos del programa que creó el archivo. Quitarlos no cambia nada de lo que se ve.

Lo que no conviene tocar:

• No bajes de 150 ppp un documento que se va a imprimir. Por debajo de esa cifra, en papel se empiezan a ver los píxeles en fotos y los bordes blandos en textos escaneados. Si el PDF va a una imprenta o a alguien que lo va a imprimir para firmarlo, envía una versión aparte o usa una compresión que no toque las imágenes.
• No conviertas a imagen un PDF que tiene texto real. Algunos métodos «aplanan» cada página como foto para reducir. Pierdes la búsqueda, la selección de texto y la nitidez de las letras, y muchas veces el archivo ni siquiera baja.
• No recomprimas varias veces el mismo JPEG. Cada pasada con pérdida acumula defectos. Comprime una vez desde el original, no sobre una copia ya comprimida.

Si lo que pesa son fotos sueltas que luego vas a meter en un PDF, es más eficaz comprimir las imágenes antes de montar el documento: eliges formato, calidad y lado máximo por cada una, y el PDF final sale ligero desde el principio.

PDF demasiado grande para adjuntar: los límites del correo

El aviso de «archivo demasiado grande» llega antes de lo que parece. Los servicios de correo más usados ponen el tope de adjuntos en torno a 20-25 MB por mensaje, y cada uno publica su propio límite en su página de ayuda. Pero esa cifra engaña por tres motivos:

1. El adjunto crece al enviarse. El correo no transmite archivos binarios tal cual: los codifica en texto (base64), y esa codificación aumenta el tamaño en torno a un tercio. Un PDF de 18 MB puede rozar el límite de 25 MB una vez codificado.
2. Manda el límite más bajo de los dos. Tu servicio puede aceptar 25 MB, pero si el servidor del destinatario (el de una empresa, un ayuntamiento o una universidad) solo admite 10 MB, el mensaje rebota o, peor, no llega y nadie te avisa.
3. Los portales y formularios son más estrictos. Plataformas de administración, ofertas de empleo o gestorías suelen limitar cada archivo a pocos megas, a veces 2 o 5 MB, y lo indican junto al botón de subir.

Por eso conviene quedarse muy por debajo del límite, no justo debajo. Como referencia práctica, un documento para enviar por correo que se queda en pocos megas pasa por casi cualquier servidor, se descarga rápido con datos móviles y no llena el buzón de nadie. Si el destino es un portal, mira el límite que indica y apunta a la mitad.

Cuando ni comprimiendo baja lo suficiente (un expediente de 200 páginas escaneadas, por ejemplo), la solución no es apretar más la compresión hasta que no se lea, sino partir el documento en varios PDF y mandarlos en mensajes distintos. Lo explicamos en el paso a paso del final.

Comprimir un PDF gratis en el ordenador, sin subirlo a ninguna web

Las webs que comprimen PDF online funcionan subiendo tu archivo a sus servidores. Para un folleto da igual; para una nómina, un contrato, un informe médico o una declaración de la renta, no. Ese documento queda en manos de un tercero durante un tiempo que tú no controlas.

Airpic PDF hace lo contrario: es una aplicación de escritorio gratuita para Mac y Windows y todo el trabajo ocurre en tu ordenador. El PDF no sale de tu equipo, no hay cuenta que crear y no hay límite de tamaño, porque no hay ningún servidor que lo imponga: un escaneo de cientos de megas se comprime igual que uno de dos. La misma filosofía aplica a las demás funciones de la app; si necesitas juntar varios archivos, unir PDF sin subirlos funciona igual.

Para archivos normales también puedes comprimir el PDF en el navegador, en la propia página de la herramienta: el archivo se procesa con JavaScript dentro de la pestaña y tampoco se sube. Ahí eliges la calidad de las imágenes, un lado máximo para reducirlas y si quieres quitar los metadatos (título, autor, programa). Al terminar te dice el tamaño de antes y de después y cuántas imágenes ha recodificado. Si el documento es enorme, usa la app de escritorio.

Cómo comprobar que no has perdido calidad. No te fíes de la miniatura ni de la vista de página completa: a ese tamaño todo se ve bien. Haz esto:

1. Abre el PDF comprimido y el original en dos ventanas.
2. Ve a una página con imagen o escaneo, no a una de texto puro.
3. Pon las dos al 100 % de zoom (tamaño real) y compara la misma zona: letras pequeñas de un escaneo, un rostro, una tabla con líneas finas.
4. Si el destino es pantalla y al 100 % no ves diferencia, has terminado. Si vas a imprimir, sube al 200 % y fíjate en los bordes del texto escaneado: si se ven escalones o manchas alrededor de las letras, esa versión no sirve para papel.

Una advertencia: el compresor del navegador no reduce las imágenes con transparencia ni las que están en CMYK o en paleta indexada, así que un PDF preparado para imprenta puede bajar poco. Es lo esperable: esas imágenes se dejan intactas para no estropearlas.

Paso a paso: comprimir el PDF en Airpic PDF y dividirlo si sigue siendo enorme

Con la app de escritorio instalada, el proceso completo son unos segundos para un documento normal:

1. Abre el PDF en Airpic PDF (también puedes usar «Abrir con» desde el Finder o el Explorador).
2. Pulsa «Comprimir». La app te ofrece dos niveles.
3. Elige «ligera» o «fuerte» según el destino. «Ligera» optimiza la estructura del archivo sin tocar las imágenes: úsala para documentos que se van a imprimir o cuando el peso viene de objetos repetidos. «Fuerte» además baja las imágenes interiores a 120 ppp: es la buena para escaneos que solo se van a leer en pantalla y para mandar por correo.
4. Mira el tamaño resultante. La app muestra el antes y el después. Si no ha bajado lo que necesitabas, prueba el otro nivel.
5. Comprueba una página con imagen al 100 %, como se explica en la sección anterior.
6. Guarda con otro nombre. Conserva el original: si alguien te pide luego la versión para imprimir, la tienes intacta. Si el resultado no te convence antes de guardar, «Deshacer» vuelve al documento original.

Ojo con «fuerte»: 120 ppp está por debajo del mínimo razonable para imprimir. Para leer en pantalla y adjuntar a un correo va bien; para papel, usa «ligera» o envía el original por otra vía.

Si sigue siendo demasiado grande para adjuntar, no fuerces más la compresión: divide el PDF en partes que quepan, por rangos de páginas (por ejemplo «1-40, 41-80») o cada N páginas, y envíalas en mensajes separados con «parte 1 de 3» en el asunto. Y si el documento escaneado tiene que poder buscarse por texto, pásale después el OCR de PDF de la misma app, que añade una capa de texto sin rehacer las imágenes.

Todo lo anterior es gratis y sin cuenta. Descarga Airpic PDF o prueba directamente en el navegador desde comprimir PDF sin subirlo.

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