Compresser un PDF pour l'envoyer par mail

Pourquoi votre PDF est si lourd

Un PDF n'est qu'une enveloppe. Ce qui pèse, c'est ce qu'on met dedans, et trois coupables reviennent presque toujours.

Les images à la résolution du scanner. Une page A4 numérisée en couleur à 600 ppp fait 4960 × 7016 pixels, soit environ 35 millions de pixels. Non compressée, elle occuperait plus de 100 Mo ; même en JPEG, elle reste à plusieurs Mo. Le cas est identique avec les photos de smartphone glissées dans un rapport : une image de 4000 × 3000 pixels affichée sur 8 cm de large garde ses 12 millions de pixels dans le fichier, même si vous n'en voyez qu'une fraction.

Les polices incorporées en double. Quand un PDF est assemblé à partir de plusieurs documents, chaque morceau peut apporter sa propre copie de la même police. Une police complète (et non un sous-ensemble limité aux caractères utilisés) peut à elle seule peser plusieurs Mo, surtout pour les alphabets asiatiques. Il en va de même pour un logo répété sur chaque page, parfois stocké autant de fois qu'il y a de pages.

Les pages scannées comme des photos. Un contrat de 20 pages passé au scanner ou photographié au téléphone, c'est 20 images. Le texte n'y existe pas en tant que texte : ce sont des pixels qui ressemblent à des lettres. Un test simple : essayez de sélectionner un mot. Si la sélection englobe toute la page comme un bloc, la page est une image.

À l'inverse, un PDF de texte pur pèse rarement lourd. Le texte est stocké sous forme de caractères, et une page de texte occupe quelques Ko. Un rapport de 50 pages exporté depuis un traitement de texte, sans photos, tient en général dans quelques centaines de Ko. Si votre fichier de 10 pages fait 30 Mo, la cause est presque sûrement une image ou un scan, pas le texte.

Réduire la taille d'un PDF sans perdre en qualité : ce que l'on peut toucher

La bonne nouvelle, c'est qu'une grande partie du poids d'un PDF est invisible à l'écran. On peut la retirer sans que le lecteur voie la différence, à condition de savoir ce que deviendra le document.

• Ramener les images à 150-200 ppp si le PDF sera lu à l'écran. Sur un écran de 1080 pixels de haut, une page A4 entière s'affiche à environ 90 ppp. Même en zoomant sur toute la largeur d'un écran de 1920 pixels, on reste autour de 230 ppp. Garder 600 ppp pour un document qui sera lu sur un ordinateur portable ou un téléphone, c'est transporter des pixels que personne ne verra.
• Recompresser les images en JPEG avec une qualité élevée. Sur une photo ou un scan couleur, un JPEG de bonne qualité est indiscernable de l'original à taille normale, pour une fraction du poids.
• Supprimer les objets en double et les ressources inutilisées. Polices répétées, logo stocké plusieurs fois, restes de pages supprimées, miniatures intégrées, métadonnées : c'est du poids pur, sans aucun effet sur l'affichage.

Ce qu'il ne faut pas faire, en revanche :

• Descendre sous 150 ppp un document qui sera imprimé. Une imprimante travaille autour de 300 ppp. Une image à 120 ppp paraît nette sur un écran et floue sur papier. Si le PDF part chez un imprimeur, envoyez-le par un service de transfert plutôt que de le dégrader.
• Recompresser en JPEG des captures d'écran ou des schémas au trait. Le JPEG est fait pour les photos ; sur des lettres fines ou des traits nets, il crée de petites bavures autour des contours.
• Compresser un PDF déjà signé numériquement. Toute modification du fichier invalide la signature. Compressez d'abord, signez ensuite.

Si vous préparez vous-même le PDF à partir de photos, le plus efficace est d'agir en amont : compresser des images en JPEG ou WebP avec un côté maximal adapté, puis les rassembler avec convertir des JPG en PDF. Le fichier final sera léger dès le départ. Pour choisir le format des images, voyez aussi PNG ou JPG, quel format choisir.

PDF trop lourd pour être envoyé par mail : les vraies limites

Chaque messagerie publie sa propre limite de pièces jointes, et elle tourne le plus souvent autour de 20 à 25 Mo par message. Ce chiffre concerne le message entier : toutes les pièces jointes additionnées, plus le texte. Vérifiez la limite de votre service et, surtout, gardez une bonne marge, pour trois raisons.

• L'encodage gonfle le fichier. Une pièce jointe voyage encodée en base64, ce qui ajoute environ un tiers à sa taille. Un PDF de 18 Mo sur votre disque en occupe près de 24 dans le message.
• C'est le serveur du destinataire qui a le dernier mot. Votre messagerie peut accepter 25 Mo et celle de votre interlocuteur en refuser 10. Les messageries d'entreprise ont souvent des limites plus basses, et le message vous revient parfois plusieurs heures plus tard, quand vous pensiez le dossier envoyé.
• Les formulaires en ligne sont plus stricts. Dossiers administratifs, candidatures, plateformes d'assurance : la limite par fichier est souvent de quelques Mo seulement, indiquée en petit sous le bouton d'envoi.

Certaines messageries proposent, au-delà de la limite, de remplacer la pièce jointe par un lien vers un espace de stockage en ligne. C'est pratique, mais le document est alors hébergé chez un tiers, ce qui n'est pas anodin pour une fiche de paie, un dossier médical ou un contrat. Pour un document personnel, viser moins de 10 Mo est une règle simple : il passera presque partout, sans détour.

Compresser un PDF gratuitement sur votre ordinateur, sans l'envoyer en ligne

La plupart des services de compression en ligne vous demandent de téléverser le document sur leurs serveurs. Pour une facture sans importance, c'est un détail ; pour un relevé bancaire, une pièce d'identité scannée ou un contrat, ça l'est moins.

Airpic PDF est une application de bureau gratuite pour Mac (macOS 12 ou plus récent) et Windows 10 et 11. Le traitement se fait sur votre machine :

• Rien n'est envoyé : le document ne quitte pas votre ordinateur, il n'y a ni compte à créer ni serveur qui reçoit le fichier.
• Pas de limite de taille : comme aucun envoi n'a lieu, un scan de plusieurs centaines de Mo se traite comme un fichier de 2 Mo, au rythme de votre ordinateur.
• Gratuit, sans filigrane ajouté ni nombre de fichiers limité.

Un point honnête sur l'installation : les installateurs ne sont pas encore signés. Au premier lancement, macOS demande de confirmer dans Réglages Système, Confidentialité et sécurité, « Ouvrir quand même », et Windows affiche un écran SmartScreen sur lequel il faut cliquer sur « Informations complémentaires ». La page d'Airpic PDF détaille ces étapes et donne l'empreinte SHA-256 de chaque fichier pour vérifier le téléchargement. Pour fusionner, diviser et compresser, une version qui tourne dans le navigateur existe aussi sur la page de la fonction, toujours sans envoyer le fichier.

Comment vérifier le résultat. Ne vous fiez pas à la vignette. Ouvrez le PDF compressé et l'original côte à côte, allez sur la page la plus exigeante (une photo, un scan avec de petits caractères, un tableau chiffré) et affichez-la à 100 %, puis à 200 % pour les notes de bas de page. Lisez les plus petits chiffres : s'ils sont nets dans les deux fichiers, la compression est bonne. Vérifiez enfin que vous pouvez encore sélectionner le texte et le chercher avec Ctrl+F ou ⌘F : la compression ne touche que les images, le texte doit rester intact.

Pas à pas : compresser un PDF pour l'envoyer par mail avec Airpic PDF

Voici la marche à suivre dans l'application. Les boutons sont en espagnol, avec leur traduction entre parenthèses.

1. Ouvrez le PDF dans Airpic PDF, en le glissant dans la fenêtre ou avec « Ouvrir avec » depuis le Finder ou l'Explorateur.
2. Cliquez sur « Comprimir » (Compresser).
3. Commencez par « ligera » (légère). Ce niveau optimise la structure du fichier (objets en double, ressources inutiles) et laisse les images intactes. C'est le bon premier essai pour un PDF exporté depuis un traitement de texte ou un tableur, et le seul à utiliser si le document doit être imprimé.
4. Si le fichier reste trop lourd et qu'il contient des scans ou des photos, passez à « fuerte » (forte). Les images sont ramenées à 120 ppp et recompressées. C'est idéal pour un dossier scanné à envoyer par mail, et à éviter pour un fichier destiné à l'imprimeur, puisque 120 ppp est sous le seuil de 150 ppp évoqué plus haut.
5. Lisez la taille avant et après, affichée par l'application. Le résultat ne vous convient pas ? « Deshacer » (Annuler) restaure l'original.
6. Vérifiez une page à 100 % comme expliqué ci-dessus, puis enregistrez avec ⌘S ou Ctrl+S. Gardez l'original non compressé dans un coin : il vous servira si on vous demande un jour une version imprimable.

Si, même en compression forte, le fichier dépasse la limite (un dossier de 300 pages scanné, par exemple), découpez-le : diviser un PDF par plages de pages permet d'envoyer deux ou trois messages, nommés « partie 1 sur 3 », « partie 2 sur 3 », et ainsi de suite. Et si votre destinataire doit pouvoir chercher dans un document scanné, passez-le ensuite par l'OCR d'un PDF pour que le texte redevienne sélectionnable.

Pour tout faire au même endroit, gratuitement et sans rien envoyer en ligne : compresser un PDF avec Airpic PDF.

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